Como delegar tarefas de maneira inteligente
Ocupar um cargo de liderança não basta para ser um verdadeiro líder. Muitas pessoas conquistam posições de prestígio dentro das empresas sem antes desenvolver habilidades básicas de um líder, como a capacidade de delegar tarefas de maneira inteligente e com segurança. Delegar não é dizer “estou sem tempo. Faça isso pra mim”. Trata-se de um processo complexo que precisa ser planejado e monitorado. É um procedimento que promove crescimento e aprendizado aos colaboradores, uma vez que transfere a eles um determinado nível de autoridade para realizar atividades específicas relacionadas ao trabalho, dando abertura, também, para que a confiança e a motivação possam florescer.
Saber delegar com eficácia significa dar a tarefa certa à pessoa certa, concedendo-lhe o grau apropriado de liberdade, para que o trabalho seja executado de forma eficiente e produtiva. Essa prática possui muitos benefícios: em primeiro lugar, os funcionários assumem parte de seu trabalho, dando a você mais tempo para se dedicar a outras atividades; permite que seu time desenvolva novas habilidades e competências; além disso, revela novas maneiras de desempenhar uma função, já que outra pessoa poderá contribuir com um novo olhar e um novo modus operandi.
Para delegar com segurança e de maneira inteligente, separei algumas dicas que você poderá aplicar em sua empresa:
Identifique o que pode ser delegado
O primeiro passo para uma delegação eficaz é a identificação das tarefas que somente você pode realizar e aquelas que podem ser atribuídas a membros do seu time. Faça uma lista com todos os seus afazeres e analise: é uma atribuição exclusiva ao seu cargo? Está entre suas prioridades? Se ambas as respostas forem sim, você não poderá delegá-las. As demais atividades, no entanto, poderão ser confiadas a algum de seus colaboradores.
Decida quem será incumbido da tarefa
Muitos líderes delegam para quem tem a carga de trabalho mais leve, assim a atividade pode ser concluída mais rapidamente. No entanto, delegar com sucesso significa considerar muitos outros elementos. É imprescindível que o líder conheça seu time e leve em conta as habilidades e competências dos funcionários, assim como as maiores forças que cada um possui. Analise a tarefa que pretende delegar e pergunte-se: quem possui a expertise necessária para realizar esta atividade? Que recursos essa tarefa exige? Lembre-se de que também é interessante ser consistente, pois delegar repetidamente o mesmo tipo de tarefa à mesma pessoa aumentará a aptidão dela para tal atividade, fazendo com que o resultado seja mais satisfatório e, com o passar do tempo, a tarefa possa ser realizada com mais rapidez.
Comunique as novas atribuições
Ao delegar, você espera que os resultados sejam excelentes, certo? Para que isso aconteça, é preciso transmitir todas as informações necessárias acerca da atividade em questão e certificar-se de que os funcionários a entenderam. Prazos e padrões de desempenho também devem ser informados. Portanto, forneça sempre a maior quantidade possível de detalhes do que está sendo delegado. Nesta etapa, clareza é a palavra-chave.
Monitore o andamento
Delegar é empoderar. É possibilitar o aprendizado. E confiar. Porém, após a delegação de uma tarefa, o monitoramento é essencial. Portanto, faça follow-ups periódicos. Dessa maneira, você manifesta preocupação com o progresso salutar da atividade ao mesmo tempo em que contribui com o desenvolvimento do colaborador.
Avalie e dê feedback
É por meio do feedback que o colaborador se torna consciente de seu desempenho. Assim sendo, a avaliação do resultado final é uma necessidade para promover desenvolvimento. Analise a produtividade e o padrão de qualidade, e conclua elogiando a boa execução. Se algo deu errado, aponte os fatos e discuta pontos que possam ser melhorados.
Delegar requer organização e planejamento, e o custo de negligenciar essa prática é alto. O gerente que não delega de forma eficaz perderá muitas horas por semana se dedicando a tarefas de baixa prioridade, resultando em excesso de horas trabalhadas e prazos estourados. Mesmo assim, o medo de delegar é comum entre gestores. Acontece com você? Pergunte-se quanto tempo por semana você perde com atividades que podem ser executadas por outra pessoa. Agora pense em longo prazo. Quantas horas você pouparia em um ano se confiasse parte de seu trabalho a um colaborador competente?
O desejo de ter controle total é um traço humano bastante comum, e a delegação envolve certa perda desse controle. Mas você realmente precisa controlar absolutamente tudo? Presumo que você queira que certa atividade seja feita da maneira que você acredita ser correta, mas se você treina e supervisiona seus funcionários, a delegação não deveria ser um problema, certo? Permita que seus colaboradores mostrem como são responsáveis e eleve, ao mesmo tempo, a sua credibilidade como líder e a lealdade que seu time deposita em você. Confie. Delegue. Desenvolva seu time. Uma delegação inteligente não tem contraindicações.
Por Flora Victoria, precursora do coaching no Brasil, fundadora e presidente da SBCoaching
