PDCA, básico e fundamental
Esta é uma ferramenta fundamental na gestão de qualquer empreendimento, muito útil para quem está dando os primeiros passos como gestor ou empreendedor, pois é intuitiva e autoexplicativa, em sua aplicação básica. É um ótimo ponto de partida para implementar rotinas de gestão eficientes no seu negócio. Por ser uma ferramenta simples, pode ser facilmente aplicada a qualquer ramo de atividade.
Segundo o Wikipedia, o PDCA é um método iterativo de gestão de quatro passos, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos. É também conhecido como o círculo/ciclo/roda de Deming, ciclo de Shewhart, círculo/ciclo de controle, ou PDSA.
Seu principal objetivo é tornar os processos da gestão de uma empresa mais ágeis, claros e objetivos. É largamente utilizado na busca da melhoria continua tão necessária para o sucesso dos negócios e sua aplicação é repetitiva, em ciclos de gestão.
A primeira fase, de planejamento, é onde tudo começa e tem importância fundamental para o sucesso do ciclo de gestão. Aqui são estabelecidos objetivos, metas, indicadores, processos fundamentais, dentre outros, e principalmente o plano de ação para garantir o atingimento dos resultados. (Palavra-chave: Planejar)
Para garantir melhores resultados, entre fim desta fase e o inicio da próxima, é recomendada ampla divulgação, à toda a empresa, dos passos a serem seguidos. À partir deste ponto, o alinhamento de todos é fundamental.
A segunda fase, de execução, é onde propriamente dito coloca-se o plano de ação em prática. Aqui coletam-se todas as informações disponíveis acerca de processos, indicadores e ações planejadas. (Palavras-chave: Desenvolver/Executar/Dirigir)
Na terceira fase, de checagem, é feito o confrontamento de todas as informações coletadas na etapa anterior, com o que estava planejado desde a primeira fase. É fundamental observar e documentar desvios e resultados não esperados. As diferenças precisarão ser levadas em conta – se positivas ou negativas, a fim de analisar todo o processo, de modo crítico. (Palavras-chave: Conferir/Checar/Verificar)
Na última fase, de ajustes, serão tomadas todas as medidas cabíveis para corrigir a rota e possíveis distorções que tenham desviado os resultados obtidos dos esperados, determinando suas causas. Nesta etapa é preciso tomar as providências estipuladas nas avaliações e relatórios sobre os processos. Se necessário, o gestor deve traçar novos planos para a melhoria do procedimento, visando sempre a correção máxima de falhas e o aprimoramento dos processos da empresa. (Palavras-chave: Alavancar/Ajustar/Atuar/Agir)
Ao final das quatro fases, teremos dois resultados possíveis:
A conclusão do ciclo onde encontra-se os resultados esperados ou aceitam-se os ajustes propostos na ultima etapa. Desta forma, as conclusões são absorvidas pelos procedimentos, processos e cultura da empresa. Á partir daí, inicia-se um novo ciclo para outros objetivos.
O reinicio do ciclo por conta do insucesso no atingimento dos objetivos traçados ou por conta da indefinição dos ajustes necessários. Neste caso as premissas adotadas na primeira fase, para o planejamento, devem ser revistas, bem como revisitados os diagnósticos da fase de checagem.
